Planilhas + Leves e + Rápidas

Não há nada mais desanimador do que diariamente eu precisar trabalhar com uma planilha grande, lenta e que me surpreende com um “Excel não respondendo” mais do que eu gostaria ou o que minha paciência suporta (hehe). Há inúmeros detalhes que contribuem para a lentidão, peso e erros de processamento em uma planilha. A proposta hoje é trazer dicas que realmente podem ajudar a melhorar esse relacionamento.

Primeiramente vamos identificar as práticas que ajudam a transformar a planilha em um “Monstrinho” assim ficamos mais alertas para não cometer os mesmos equívocos nas nossas novas planilhas.

FIQUE ALERTA!

  • Excesso de formatação/Formatação condicional

Formatação é essencial em uma planilha e faz toda a diferença, porém precisamos tomar cuidado com o “Range” em que vamos aplicar, pois formatação é um elemento que acrescenta bastante ao peso final do arquivo, formatação condicional é mais delicado ainda devido a esta ferramenta ser praticamente uma “fórmula” com resultados visuais.

Sendo assim, com sabedoria aplique formatação somente onde for necessário, se você tem uma massa de dados que vai até a linha 5.000, não faz-se necessário aplicar até a linha 50.000 não é mesmo? A não ser que o potencial de crescimento da base seja nesta proporção.

Preencher de “BRANCO” também é diferente de “SEM PREENCHIMENTO” e em 90% dos casos o resultado é o mesmo, a diferença é que o preenchimento Branco consome espaço na planilha e o Sem preenchimento não.

  • Imagens

Trabalhar com imagens dentro das planilhas pode ser um problema, acrescenta-se praticamente todo o peso dela no arquivo, uns ícones não farão tanta diferença, mas um portfólio com 1.000 itens com imagens anexas, de fato implicará em uma lentidão extra.

Converter a imagem para um formato mais leve, trabalhar com elas fora da planilha e abrir via hiperlink, ou ainda contar com a ajuda do VBA, são alternativas para melhorar a experiência com a planilha sem perder as imagens de visão.

  • Fórmulas Matriciais/Vínculos Externos

Fórmulas são responsáveis pelos cálculos, um alto número de dados e fórmulas principalmente as matriciais como (SOMASES, CONT.SES, PROCV…)

Vínculos externos exigem bastante processamento, ainda mais se as fontes estiverem fechadas, logo avalie a quantidade e a real necessidade de se trabalhar com fórmulas buscando informações em outras várias planilhas.

  • Extensões (ATENÇÃO AQUI, CHEGAMOS NA FÓRMULA DE OURO)

Outro detalhe que quase ninguém conta pra gente é a diferença que faz ao trabalhar com determinadas extensões de arquivos de Excel, isso está totalmente relacionado com a evolução do Excel e a nossa vontade de se atualizar sempre.

Quando o Excel se popularizou o formato de planilha era o XLS, no entanto na versão 2007 foi feita uma otimização completa do pacote office e dentre as melhorias estava a segmentação de recursos. Usuários que utilizam de recursos mais básicos, foi criada a extensão XLSX (Tomada como extensão padrão para cada nova planilha criada), para os desenvolvedores foi criada a pasta de trabalho XLSM ( pasta habilitada para macros) que contém as bibliotecas de macros (VBA). Hoje ainda é muito comum encontrarmos muitos arquivos no formato XLS, aqui temos a oportunidade de migrar para a extensão XLSM e já ganhar uma grande melhoria na performance, onde o arquivo já consegue ser reduzido em até 3x o seu tamanho, sem perder quaisquer funcionalidades, recursos ou fórmulas. Mas não paramos por ai a extensão XLSB (pasta de trabalho binária) é um formato de alta performance que pode reduzir o tamanho do arquivo em até 9x sem causar nenhum dano a sua planilha, planilhas mais leves refletem em planilhas mais rápidas, já reduzimos planilhas de 45mb de tamanho para 5mb apenas migrando para o formato XLSB, sem nem fazer uma reciclagem dos demais itens listados acima. Acompanhe a evolução e aproveite.

Para fazer a migração basta substituir o formato ao ir em salvar como e pronto! (Figura abaixo)

Esperamos que estas dicas realmente façam a diferença na sua rotina!

Agradecemos a oportunidade de poder contribuir.

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Até Breve!

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